بمشاركة 9 جهات حكومية في الإمارة
ضمن مشاريع برنامج الشارقة لتحسين تجربة المعامل، نظّمت الأمانة العامة للمجلس التنفيذي لإمارة الشارقة، عبر إدارة التطوير الحكومي، ورشة تصميم وتطوير الخدمات الحكومية بعنوان "ورشة تصميم وتطوير إجراءات إحالة الحالات بين الجهات الحكومية"، بمشاركة رؤساء ومدراء عدد من الجهات والدوائر الحكومية في الإمارة، بهدف تطوير الإجراءات الداخلية ووضع نظام موحد لإدارة وتحويل الحالات الاجتماعية، بطريقة سلسة وفعالة تتيح الربط المباشر بين الجهات الحكومية بما يعزز تكامل الأدوار وصولاً إلى سرعة الاستجابة ودقة التنسيق.
وتأتي هذه الورشة ضمن سلسة ورش تنـظمها الأمانة العامة للمجلس التنفيذي في إطار مشروع "برنامج الشارقة لتحسين تجربة المتعامل" الذي يستهدف تطوير الخدمات الحكومية في جميع الجهات الحكومية، لتبسيط الإجراءات، وتقديم خدمات فعالة وسلسلة بما يعزّز من جودة الحياة في الإمارة.
واستمرت الورشة على مدار أسبوعين بمشاركة 9 جهات حكومية، وهي دائرة الخدمات الاجتماعية، دائرة القضاء (مركز الإصلاح الأسري)، القيادة العامة لشرطة الشارقة، دائرة شؤون الضواحي، دائرة الإسكان، دائرة الموارد البشرية، دائرة الشارقة الرقمية، إدارة التنمية الأسرية، وجمعية الشارقة الخيرية، ومشاركة أكثر من 30 موظف حكومي.
حيث ركزت الورشة على تحليل واقع الإجراءات الحالية ضمن منهجيات عملية لرصد التحديات التي يواجهها المستخدم من خلال دراسة الفئات المستفيدة ومراجعة التجربة الميدانية عند إنجاز المعاملات وتحليل البيانات وصولاً إلى وضع تصورات تطويرية تستند إلى مقارنات معيارية وبناء نماذج أولية لتجربة الخدمة.
نظام رقمي موحد
تطرقت ورشة “ تصميم وتطوير إجراءات إحالة الحالات بين الجهات الحكومية" إلى أبرز التحديات التي تعيق سلاسة الخدمات من بينها تكرار تقديم المستندات لعدة جهات، وطول مدة إنجاز بعض الطلبات، إلى جانب غياب آليات واضحة لتتبع الحالات أو معرفة الإطار الزمني المتوقع لاستكمالها بين الجهات الحكومية.
واستعرضت الورشة تصور مستقبلي لنظام رقمي موحد يتيح تحويل الحالات الاجتماعية إلكترونياً بين الجهات المعنية يساهم في تعزيز التكامل بين الجهات المشاركة في العملية وبما يضمن تجربة واضحة وسلسة للمتعامل تساعده على تقديم الطلب للجهات المناسبة، ويتضمن النظام أداة تفاعلية ذكية تساعد المستخدم على تحديد الجهة المناسبة بناءٍ على مجموعة من الأسئلة الإرشادية المتخصصة، بما يضمن تجربة واضحة وسلسة للمتعامل تساعده على تقديم الطلب للجهة المناسبة، ويقلل من الإحالات الخاطئة وتجنب الجهة من تكرار دراسة الحالة لتعزيز كفاءة الخدمة وسهولة الوصول إليها.
ويشمل النظام مجموعة متكاملة من الأدوات الرقمية مثل: تسجيل الدخول عبر الهوية الرقمية، والبحث الذكي عن الجهات والخدمات، وتقديم طلبات الإحالة إلكترونياً مع توثيق كامل للخطوات، مع توفير ميزة طلب معلومات من جهة أخرى، ولوحة لمتابعة وتصنيف الطلبات، بالإضافة إلى بوابة لعرض البيانات الاجتماعية لتسهيل عملية دراسة الحالة واتخاذ القرار.
حضر العرض في اليوم الختامي للورشة التي عقدت أخيراً في متحف الشارقة للآثار كل من: سعادة أحمد إبراهيم الميل رئيس دائرة الخدمات الاجتماعية، وسعادة المستشار سعيد عبدالله الكلباني رئيس محكمة الأسرة، وسعادة أحمد حمد السويدي الأمين العام المساعد للمجلس التنفيذي، وسعادة الدكتور عبدالله سليمان الكابوري مدير دائرة شؤون الضواحي، وسعادة المهندسة لمياء عبيد الحصان الشامسي مدير دائرة الشارقة الرقمية، وسعادة ماجد حمد المري مدير دائرة الموارد البشرية، وسعادة المهندس سالم حامد العبدولي مدير دائرة الإسكان، ، وعدد من مدراء الإدارات والمسؤولين في القيادة العامة لشرطة الشارقة وإدارة التنمية الأسرية وجمعية الشارقة الخيرية.
