ويأتي توقيع اتفاقية التعاون انطلاقاً من الحرص على جمع وحفظ كافة الوثائق المتعلقة بالمكتب الإعلامي لحكومة الشارقة وفق معايير محددة تم اعتمادها من كلا الطرفين، مما سيؤدي إلى اختصار الوقت والجهد وتسهيل الوصول إلى أكبر كم من الوثائق والمستندات بدقة وسرعة وفعالية.
وعبّر سعادة صلاح سالم المحمود، مدير عام هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف عن سعادته بهذا التعاون مع المكتب الإعلامي لحكومة الشارقة واعتماد نظام تصنيف وإدارة الوثائق الخصوصية، لافتاً إلى أن فرق العمل بذلت جهوداً كبيرة للوصول لمرحلة اعتماد النظام، مؤكداً الدور الكبير الذي يقع على عاتق فرق العمل من الجانبين في تطبيق النظام الذي يهدف إلى تطوير العمل وسهولة إنجازه.
وأكد مدير عام هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف إلى أن المكتب الإعلامي لحكومة الشارقة يقوم بدور كبير في إبراز الإنجازات التي تحققها إمارة الشارقة بمختلف دوائرها ومؤسساتها الحكومية.
ووجه سعادة طارق سعيد علاي، مدير المكتب الإعلامي لحكومة الشارقة الشكر لهيئة الشارقة للوثائق والأرشيف على ما يبذلونه من جهد في حفظ تاريخ الإمارة، وعلى هذا التعاون الذي أثمر عن اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية للمكتب الإعلامي لحكومة الشارقة، مثمناً الدور الهام الذي تقدمه هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف لخدمة المجتمع والمؤسسات من خلال توثيق وأرشفة وحفظ المعلومات، وذلك لخبرتهم في هذا المجال.
ولفت علاي إلى أنه تكمن أهمية عملية إدارة الوثائق في إنها توثق وتصون ما حققته الجهة من إنجازات أدت إلى تقدمها وتطورها منذ افتتاحها، وهذه الإنجازات هي إضافة إلى الرصيد الكلي لإنجازات الإمارة.
