- يتعهد المشارك بأن جميع المعلومات التي يقدمها صحيحة ودقيقة وكاملة، ويحق للجنة التحكيم رفض أي طلب في حال تبيّن لها عدم مطابقته متطلبات المنافسة، ويعتبر قرار اللجنة في هذه الحال نهائياً.
- كما يحتفظ المكتب الإعلامي لحكومة الشارقة- بإيعاز من لجنة التحكيم- بحقه في سحب أي جائزة لاحقاً إذا تبين له عدم امتثال المتقدم لشروط المشاركة.
- تحتفظ لجنة التحكيم بحقها في تعديل فئة أي مشاركة إذا تبيّن لها وجود خطأ ما، على أن يتم تقويم العمل المشارك في الفئة الجديدة.
- للجنة التحكيم الحق في استبعاد أي مشاركات مسيئة للأشخاص، والأديان، أو الأعراق.
- يحتفظ المكتب الإعلامي لحكومة الشارقة بحقه في استخدام الأعمال المشاركة لغايات النشر او العرض في وسائل الإعلام أو إعادة الإنتاج لغايات الترويج للجائزة، ولن يتم إعادة الأعمال إلى أصحابها.
- تعتبر قرارات لجنة التحكيم نهائية وحاسمة، ولن يتم النظر في أي مراسلات بهذا الخصوص إلا إذا تعلقت بالسعي لتحسين آليات الجائزة. "
لجنة الفرز:
قسم فريق لجنة الفرز إلى مجموعتين في مرحلتين:
المرحلة الأولى: يقوم فيها فريق لجنة الفرز بحجب الملفات الغير مؤهلة استناداً على شروط وأحكام الجائزة، وتحويل الملفات المشاركة المؤهلة إلى فريق عمل لجنة الفرز في المجموعة الثانية.
المرحلة الثانية: يختار الموكل إليهم والقائمون على هذه المرحلة خمسة ملفات مشاركة من كل فئة من فئات الجائزة كحد أقصى، وترفع اختياراتهم إلى لجنة التحكيم . وقد تم اختيار القائمين استناداً على خبراتهم وتخصصاتهم.
تحتفظ لجنة الفرز ( القائمون على اختيار الملفات الخمسة ) بالحق في طلب المشورة والتوجيه من خبراء خارجيين حيثما تجد ذلك مناسباً.
يتم انتقاء الملفات المشاركة استناداً إلى معايير التحكيم الخاصة بكل فئة.
لا يحق لعضو لجنة الفرز أن يكون صاحب مصلحة مالية أو شخصية لدى أي مؤسسة يتم تسجيلها كمشارك في ""الجائزة"" أو أن يكون له علاقات مالية أو عائلية مع الفرد المسجَل كمشارك في الجائزة.
لجنة التحكيم:
ينظر أعضاء لجنة التحكيم الذين يعدون من خبراء الاتصال الحكومي في العالم العربي، في الملفات النهائية المقدمة من قبل لجنة الفرز.
تقوم بتقييم الملفات النهائية بناء على المعايير الخاصة بكل فئة، ويقوم كل عضو بتقييم الملفات كل على حده عن طريق نظام إلكتروني خاص.
تقوم لجنة التحكيم في اجتماعها الأخير باختيار الفائزين والمرشحين الثلاثة عن كل فئة، بعد أن يتم مقارنة التقييمات والإجماع عليها .
تحظر اللجنة انضمام كل من له مصلحة مالية أو شخصية لدى أي مؤسسة يتم تسجيلها كمشارك في ""الجائزة"" أو أن تكون له علاقات مالية أو عائلية مع الفرد المسجل كمشارك في الجائزة.
يتحمل رئيس لجنة التحكيم ونائبه مسؤولية التحكيم في أي مسألة لم يتم بحثها أو تغطية جوانبها في هذا الملف، كما يمكن لهما استشارة أي من أعضاء اللجنة أو سواهم حسب ما يريانه مناسباً، كما يتم توثيق أي قرارات تم اتخاذها بخصوص أي أحداث أو شؤون مستجدة حتى يتم النظر فيها ومراجعتها عند التحضير للجائزة في العام الذي يليه. لا يخضع أعضاء لجنة التحكيم لأي التزام بإعلان فائز أو فائزين أو تقديم أي جائزة، وإن قرار لجنة التحكيم مبرم وغير قابل للاستئناف.
الطعن
لا يمكن الطعن في نتائج الجائزة وتعتبر القرارات الصادرة عن لجنة التحكيم نهائية، إلا أن اللجنة ترحب بأي اقتراحات أو نقد بناء يهدف إلى الارتقاء بالجائزة.